Metodologías ágiles en la dirección de proyectos para Ingeniería Civil
Martes, 07 Febrero, 2023En el número 422 de Cimbra, la revista de Ingeniería Civil del Colegio de Ingenieros Técnicos de Obras Públicas, hablamos también de gestión de proyectos desde la perspectiva de la profesión y para la mejora de la eficiencia en los procesos de trabajo.
En este sentido, nos acercamos a la llamada metodología ágil, que se trata de un método flexible e iterativo, diferente a los protocolos rectos, rígidos y en ocasiones poco útiles, a seguir dentro de la estructura empresarial.
Las metodologías ágiles utilizadas en la gestión de proyectos son aquellas que nos permiten adaptar nuestra forma de trabajo a las condiciones del proyecto, consiguiendo inmediatez y flexibilidad de trabajo, sirviendo para adaptar el desarrollo de nuestro proyecto a las circunstancias específicas en tiempo y en forma.
Por tanto, más que una metodología “ágil”, se trata de un conjunto de principios, filosofía de trabajo y de valores. Este conjunto debe de llevarlo por bandera el Director de Proyectos y, de esta forma, transmitirlo a su equipo técnico.
Por ello mismo, es de vital importancia que este profesional, Project Manager, cuente con la formación reglada y adecuada que le permita adquirir los conocimientos para ejercer este puesto de trabajo y, con ello, poder aplicar cualquier metodología relacionada, en el caso que nos cabe, las ágiles. Esta formación reglada combinada con las aptitudes adecuadas crea el rol de Project Manager en esta metodología.
Los proyectos ágiles se caracterizan porque las tareas que lo conciben y ejecutan se adaptan según lo requiere cada situación, en lugar de atenerse inamovible a un proceso planificado previamente.
Esta característica de agilidad es sinónimo de adaptación a cambios rápidos. Este acomodo ayuda de forma exponencial a los equipos frente a imprevistos en la cadena de diferentes trabajos durante la ejecución. Por ello mismo, trabajar con la metodología Agile requiere que los equipos de proyectos pasen por un proceso de planificación, de ejecución y de evaluación constante a medida que avanzan, adaptándonos paralelamente a los cambios del mismo y moldeándonos junto al proyecto durante su desarrollo.
Este nuevo modelo de trabajo es la razón por la cual cada vez hay más empresas de diferentes rubros que apuestan por esta metodología de compromiso, al conseguir gestionar sus proyectos de forma flexible, autónoma y eficaz y reduciendo los costes e incrementando la productividad.
A pesar de los nuevos cambios que ha traído la revolución digital en la que vivimos y los cambios tecnológicos continuos a los que nos enfrentamos, en la actualidad todavía muchas empresas van quedando obsoletas en diversos campos sin responder a las exigencias actuales que demanda el mercado.
Por contra, el 62,5% de las organizaciones con más de 50.000 empleados ya están trabajando de forma “Agile”, según el informe ‘Índice de Madurez Agile’. Acentuado a raíz de la pandemia, el mercado profesional liderado por trabajadores en busca de otras inquietudes obliga a buscar nuevos métodos de trabajo.
El enfoque ágil proporciona un amplio abanico de técnicas aplicables durante la gestión de un proyecto, aportando una nueva filosofía flexible que se adapta a constantes cambios sufridos por los proyectos de cualquier índole, hecho que, además, se ve acentuado en la actualidad por el avance constante de las herramientas tecnológicas utilizadas en el desarrollo y en la gestión de proyectos.
Esta herramienta por sí misma es increíblemente útil, pero deja de serlo si la persona que la maneja no es capaz de implementarla como metodología personal y profesional. Es más, para que esta herramienta funcione al 100%, la debería de implementar el Director de proyectos (Project Manager) y guiar a través de la misma a su equipo de trabajo, transmitiendo su filosofía.
Podríamos indicar pues que, ¿las metodologías ágiles de gestión de proyectos representan el futuro? Mi opinión es sí. En la mayoría de casos, es la única forma posible de adaptarse al dinamismo que envuelve el ámbito empresarial hoy día, haciendo frente a métodos más artesanos y tradicionales. De esta idea, surge “agile” como una alternativa más beneficiosa, no solo para la propia organización sino también para el cliente.
Objetivo de la metodología Agile
La gestión de propósitos mediante metodologías ágiles permite al director del proyecto dar garantía de consecución de objetivos a las demandas principales comunes en cualquier tipo de industria, destacando entre ellas: valor, reducción del tiempo de desarrollo, agilidad y fiabilidad, garantizando la calidad y la satisfacción del cliente en cualquier proyecto.
Principales ventajas
Además de lo mencionado hasta el momento, la gestión ágil posee otras ventajas, tales como la facilidad de priorización de tareas según necesidades, la gestión colaborativa en el proyecto por parte del equipo de trabajo, la participación activa y directa por parte del cliente o la retroalimentación a los resultados que se le entreguen de forma progresiva.
El modelo Agile nace como respuesta a los diferentes desafíos, en la consecución de las distintas fases de ejecución de proyectos, y su adopción permite a las empresas ser más rápidas y ágiles para adaptarse a las necesidades y a las prioridades de cada momento, aumentando el valor que se entrega a los clientes y reduciendo el riesgo de los proyectos. La agilidad es uno de los valores clave que definirán el futuro de las empresas.
A continuación, enumeramos algunas de las ventajas que nos brinda la gestión ágil de proyectos:
- Mejora de la calidad trabajo, fomentando el enfoque proactivo de los miembros del equipo. Debemos tener en cuenta la integración de los mismos en todos los departamentos y no guardar información individual provechosa para el resultado final. Esta forma de trabajo no colaborativa en equipo general no casa con este tipo de filosofía.
- Mayor satisfacción del cliente. El cliente vive a tiempo real los avances, mejoras y cambios introducidos a lo largo del proyecto.
- Mayor motivación de los trabajadores. Los equipos de trabajo autogestionados facilitan el desarrollo de la capacidad individual de cada uno de sus integrantes.
- Trabajo colaborativo. El trabajo en equipo y con roles bien definidos (importante a la hora de trabajar de manera colaborativa), permite una mejor organización del trabajo, priorizando el intercambio de ideas y de pensamientos para lograr un objetivo común.
- Mayor control y capacidad de predicción. La oportunidad de revisar y adaptar el producto a lo largo del proceso ágil permite a todos los miembros del proyecto ejercer un mayor control sobre su trabajo, favoreciendo la mejora de la capacidad de predicción en tiempo y costes.
- Reducción de costes. Los errores se van identificando a lo largo del desarrollo en lugar de esperar a que el producto esté acabado y toda la inversión ya esté realizada.
Las metodologías ágiles que más se utilizan en la actualidad, en donde cada una de ellas cuenta con una forma diferente de entender la flexibilidad, son Kanban y Scrum.
Kanban
Su traducción literal al español quiere decir “tarjeta con signos o señal visual”. Su tablero más básico está compuesto por tres columnas: “Hacer”, “En proceso” y “Hecho”. Su sencillez de aplicación simplifica también la planificación y la designación de responsabilidades.
La forma de trabajo se basa en la división de las tareas según estas tres columnas, ayudando a determinar el nivel de productividad en cada fase. Al ser un método tan visual, permite identificar con suficiente antelación cualquier retraso o acumulación de trabajo por realizar, dotando al Director de Proyecto de tiempo necesario para actuar en cualquier fase de ejecución.
No obstante, su efectividad no es a prueba de todo, ya que la aplicación de ésta, la más famosa de las metodologías ágiles de gestión de proyectos, resulta excesivamente compleja cuando el volumen de trabajo es elevado o la dificultad de las tareas que realizar va en aumento.
La metodología Kanban está basada en cuatro valores: los individuos y su interacción con los procesos de ejecución de los proyectos; la documentación del proyecto; la colaboración con el cliente y la negociación contractual; y la respuesta al cambio y el seguimiento del plan.
Estos cuatro valores marcarán principios como el desarrollo del proyecto, la entrega temprana y continua de valor al cliente, requisitos cambiantes y rápida capacidad de actuación como ventaja, donde el cronograma de ejecución y el desarrollo del proyecto trabajan juntos.
Scrum
Es el orden dentro del caos, aceptando la naturaleza cambiante de un proyecto, trata de proponer directrices que simplifiquen su gestión.
Esta es, de todas las metodologías ágiles de gestión de proyectos, la que con mayor eficacia facilita el hallazgo de soluciones específicas para los problemas que van surgiendo durante el desarrollo de los mismos.
Scrum es un proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible de un proyecto. Estas prácticas se apoyan unas a otras y su selección tiene origen en un estudio de la manera de trabajar de equipos altamente productivos.
Se realizan entregas parciales y regulares del producto final, priorizadas por el beneficio que aportan al receptor del proyecto. Por ello, Scrum está especialmente indicado para proyectos en entornos complejos, donde se necesita obtener resultados a la mayor brevedad posible, cuando los requisitos son cambiantes o poco definidos y bajo el paraguas de la innovación, la competitividad, la flexibilidad y la productividad.
Ambas herramientas no dejan de ser un marco de referencia que se adapta mejor a unos casos que a otros. Lo realmente importante es la implementación de la persona encargada de dirigir el proyecto, la elección del método de trabajo que mejor se adapte al proyecto para conseguir la máxima eficiencia y los logros esperados.
Para concluir, ¿por qué una metodología “Agile” en la gestión de proyectos?
El objetivo es ser capaces de estandarizar, estructurar y organizar la manera de trabajar. Durante los últimos años cada vez es más habitual el uso de metodologías para la gestión de proyectos, desde las más tradicionales, como PMP, hasta las llamadas metodologías ágiles, como Scrum o Kanban.
En la gestión de proyectos, la figura del Project Manager ayudará a enfocar el proyecto según la metodología correcta, permitiendo a su equipo ser capaz de repetir los éxitos y aprender de los errores, creando un proceso de mejora continua.
El uso de estas metodologías en la gestión de un proyecto persigue unos beneficios específicos, a modo de respuesta frente al resto de modelos de gestión.
Estas son las ventajas más destacadas:
- Priorizar tareas en base a los cambios. Un proyecto puede estar en continuo cambio, por lo que es importante que se siga una metodología que se adapte bien al mismo, de tal forma que se puedan priorizar las nuevas tareas a medida que van surgiendo.
- Motivar al equipo de trabajo y animarle a participar. Este tipo de metodología ágil fomenta el trabajo en equipo e incentiva la participación activa en los equipos de trabajo.
- Altos beneficios para las empresas. El hecho de que permita adaptarse rápidamente a los cambios hace que las empresas puedan ahorrarse costes innecesarios durante la implementación, dado que éstos no alteran el proyecto.
- Seguimiento completo del proyecto. La implementación de una metodología ágil permite un seguimiento exhaustivo del proyecto, por lo que es una forma de ir monitorizando el desarrollo del mismo, comprobando que todo avanza de forma correcta, según lo previsto.
El factor decisivo al aplicar metodologías de gestión es que no todas sirven para cualquier proyecto, por lo que es fundamental conocer los puntos fuertes y débiles de cada una de ellas para saber aplicarlo en el momento adecuado adaptado a las necesidades concretas del proyecto a ejecutar.
Autora. María del Carmen González Estarlich. Ingeniera Técnica de Obras Públicas, Ingeniera Civil, MBA, Máster en Project Management y Máster en Gestión y Dirección de Equipos.
Artículo disponible en el número 422 de Cimbra, la revista de Ingeniería Civil del Colegio de Ingenieros Técnicos de Obras Públicas, disponible aquí.
